¿Cómo seleccionar software de gestión para joyería?

No hace falta que te diga que vivimos en mundo cada vez más digitalizado. Esto se refleja en todas las facetas de nuestra vida, incluyendo la profesional, de modo que contar con una solución adecuada para gestionar cualquier actividad empresarial es más importante que nunca. El sector de la joyería no es ninguna excepción y si estás leyendo estas líneas es porque eres consciente de esta realidad.

Elegir una solución de gestión no es un asunto trivial. Nuestra dependencia de la tecnología es cada vez más evidente y, en consecuencia, las consecuencias de acertar o errar pueden ser dramáticas. Para bien, en caso de acierto, y para mal, en caso de equivocación. En cierto modo se trata del sistema nervioso de una empresa, y su impacto es más intenso a medida que las empresas crecen y su operativa se hace mas compleja.

He abordado este asunto con clientes en el pasado y es, precisamente, una consulta reciente sobre este tema lo que me impulsa a redactar estas líneas. Soy José Francisco Alfaya, máximo responsable de 925lab, y me gustaría compartir contigo algunas preguntas que debes formularte (y plantear a tus potenciales proveedores) cuando afrontes el reto de escoger la mejor opción para tu negocio.

¿Qué es un ERP?

Para hablar del origen del ERP o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (en inglés, Enterprise Resource Planning) tendríamos que remontarnos a 1990, cuando Gartner acuñó este acrónimo ERP para describir la evolución de la Planificación de Necesidades de Materiales (MRP) y la Planificación de Recursos de Fabricación (MRP II).

¿Cómo podemos definir un ERP? Si nos ponemos técnicos, cabe afirmar que una solución ERP es un conjunto de sistemas de información que tiene como objetivo facilitar la integración de la operativa interna de una empresa, con especial énfasis en áreas funcionales como producción, logística, gestión de inventario, contabilidad, etc.

Explicado de forma más sencilla, una solución ERP es un software de gestión empresarial, casi siempre modular, que sirve para gestionar las distintas áreas de un negocio de forma unificada. La finalidad de esta herramienta es integrar todos los procesos del back office (y desde hace unos años también del front-office) de una empresa y canalizar los flujos de información dentro la organización evitando duplicidades, controlando y automatizando procesos, de modo que sea posible adoptar decisiones de negocio basadas en datos actualizados a tiempo real. En última instancia, se persigue el objetivo de maximizar la eficiencia operativa para optimizar la actividad empresarial.

Es posible aplicar distintos criterios para diferenciar entre distintos tipos de ERPs, veamos cuatro de los más habituales:

1. Software propietario o software libre.
2. Estandarizado o a medida.
3. On-premise (instalado en un equipo local) o en modalidad de computación en la nube.
4. Horizontal (generalista) o vertical (especializado en un sector, en nuestro caso en el sector de la joyería).

Quiero puntualizar que en el momento en que estoy redactando estas líneas no tengo vinculación alguna con ninguna empresa que se dedique al desarrollo e implantación de este tipo de soluciones de gestión. No me considero un especialista trabajando con ERPs, aunque es cierto que a lo largo de mi trayectoria profesional me he visto involucrado de forma directa en la implantación de ERPs y CRMs con personalizaciones a medida, de modo que tengo experiencia de primera mano en estas lides y comprendo bien las implicaciones que la implantación de un ERP tiene para cualquier organización. Lo que estoy compartiendo contigo es fruto de mi experiencia personal.

¿Qué necesitas saber para elegir un ERP?

Como es evidente, es muy distinto seleccionar e implantar software de gestión en una pequeña tienda de joyería, en una gran cadena de joyerías, un modelo de franquicias, un gran fabricante de joyas o un pequeño taller dedicado a la manufactura y reparación. No digamos si, además, es necesario contar con cuestiones que se plantean en compañías internacionalizadas (idiomas, legislación, documentación específica, etc.). Tu objetivo será encontrar la solución que responda mejor a las necesidades de tu negocio.

Resumo a continuación los pasos a dar:

1. Define qué quieres lograr y qué áreas de negocio se verán afectadas (tus requerimientos), así como qué es más y menos importante (tus prioridades).
2. Determina de qué presupuesto dispones.
3. Recaba información acerca de los distintos ERPs que hay en tu mercado.
4. Analiza, en función de tus requerimientos y prioridades, si deseas implementar un ERP on-premise o en la nube.
5. Busca referencias, contactando con colegas de profesión y con otras compañías del sector.
6. Preselecciona los posibles proveedores de ERP que mejor se ajusten a tus intereses y contacta con ellos.
7. Asegúrate de que los presupuestos incluyen todas las partidas importantes: hardware, hosting, software, servicios y tarifas anuales.
8. Solicita una demostración, utilizando datos de tu negocio, para explorar su potencial.

En el próximo apartado pongo a tu disposición un listado de preguntas que necesitarás responder para tomar una decisión informada.

ERPs para la industria joyería: cómo acertar

Mi recomendación es optar por soluciones verticales siempre que sea posible y el motivo es evidente: la especialización es un valor añadido, puesto que la industria de la joyería, como todas, presenta particularidades que es necesario tener muy presentes. En España, por ejemplo, desde un régimen de IVA especial para el acopio de metales preciosos, hasta prácticas específicas como la venta en consignación, la reserva de mercaderías, las entregas a cuenta, la gestión de composturas (reparaciones), etc.

A continuación, la batería de preguntas prometida:

¿Se trata de software propietario o libre?

Modalidades de contratación: ¿compra de licencias por equipo o pago recurrente? En el segundo escenario, ¿se trata de una solución on-premise o en la nube? ¿Se paga por usuario o por centro de trabajo? ¿Se trata de un sistema integral o modular (por área de negocio: contabilidad, producción, etc.)? Etc.

En caso de compra de licencia, ¿qué desembolsos cabe esperar en concepto de actualización, mantenimiento y soporte?

¿Posibilidades de integración con otras soluciones? Por ejemplo, con software de contabilidad externo o para venta online (ya sea en mercados electrónicos como Amazon o en una tienda online propia).

¿Permite la utilización de factura electrónica?

¿Se contempla el acceso por roles a datos y funciones? No todos los usuarios deben tener acceso a la misma información.

¿Qué hay de la analítica? Permite la configuración de informes personalizados, cuadros de mando con Indicadores Clave de Desempeño (KPI) personalizables, etc.

¿Qué tipo de automatizaciones permite? Reglas y alertas son esenciales. Por ejemplo, si las existencias de una materia prima bajan de una cota determinada debe notificarse al Dpto. de Compras de forma automática.

¿En caso de que el proveedor suministre hardware, ¿sería compatible con software en uso o previsto (por ejemplo, con programas de modelado 3D)? Es muy típico que se suministren TPVs, impresoras de etiquetas, lectores, etc.

¿Cuál es la metodología de implantación? ¿Qué plazos cabe esperar y qué compromisos está dispuesto a asumir el proveedor?

¿Es posible probar el sistema antes de contratarlo?

¿Te puede facilitar referencias de implantaciones exitosas en el sector de la joyería? Optar por una empresa consolidada es una buena idea para algo tan sensible como una solución de gestión.

¿Qué ocurre si tu negocio crece, el sistema es escalable?

¿Qué ocurre con tus datos, se prevé la posibilidad de migrar a otro sistema? El efecto lock-in (dependencia del proveedor) es muy peligroso.

No quiero finalizar sin hacer hincapié en un factor diferencial: la atención al cliente. Ten en cuenta que la actividad de tu negocio va a depender de forma directa de que el software que articula su actividad funcione como debe; en consencuencia, contar con una atención al cliente primorosa va a resultar siempre fundamental, desde el asesoramiento preventa hasta que el proceso de implantación se haya acometido con éxito, desde familiarizarte con los cambios de cada actualización del sistema hasta la resolución de cualquier incidencia. El proveedor que selecciones va a jugar un papel estratégico en el presente y el futuro de tu negocio.

Seleccionar un ERP es una decisión clave… dedícale el tiempo y el esfuerzo que merece, valorando no sólo la inversión económica, sino los «costes ocultos» (impacto en la cultura empresarial, necesidades de formación, posibles afectaciones a la operativa del negocio, etc.). Valora, por encima del desembolso económico, la funcionalidad, la facilidad de uso y un buen servicio de asistencia técnica.

¿Y tú, qué preguntas añadirías?

Llegados a este punto, ¿cuál es tu experiencia utilizando soluciones de gestión? ¿qué preguntas a mayores consideras que tendría sentido añadir al listado precedente? Te invito a que las añadas en el espacio habilitado para los comentarios bajo estas líneas.

Si esto te ha parecido interesante, merece la pena que te sumes a los cientos de profesionales del sector de la joyería que ya se han suscrito a nuestro boletín gratuito: newsletter de 925lab.